Presentatie en Pilot Training

Toen op 25 oktober alle directeuren bij elkaar waren, heeft Ratana ook een presentatie gegeven van alle Samsara “Do’s and Dont’s” rondom de bouw.

Ratana presenteert

Ik had een PowerPoint presentatie gemaakt die voornamelijk bestond uit foto’s met daarbij een rood X bij wat niet geoorloofd is en een groene V bij hoe het wel moet. Iedereen kreeg een hand-out met kopieën mee. Niets is vervelender dan alles twee keer te moeten horen, zelfs al is een keer in een taal die je nauwelijks verstaat, dus had ik Ratana gevraagd om de presentatie te geven. Dat leek haar eng, maar de dagen ervoor hadden we alles met elkaar doorgenomen en ze deed het fantastisch. De directeuren maakten ijverig aantekeningen op de hand-outs.



Aantekeningen maken



Op 25 oktober werden ook de 25 schoonwater installaties (donatie van Samsara Nederland met de meerpremie van Wilde Ganzen) over de scholen gedistribueerd. Samsara koopt de machines, de vullingen, de pvc tanks en alle onderdelen. De school krijgt per installatie 8000 baht en moet daarvan een dak op palen bouwen, waar de installatie onder komt te staan, een verhoging voor de pvc tank bouwen, zodat er verval ontstaat en een muur met kranen bouwen. Vroeger bouwde Samsara een aanrecht, maar dan werd het water voor van alles en nog wat gebruikt en dat is met schoondrinkwater niet te bedoeling. Met kranen die uit een muur komen en omhoog spuiten, is dat moeilijker. 

Ratana had ervoor gezorgd dat alles op tijd werd afgeleverd bij de school, waar de vergadering werd gehouden. Een installatie was al een maand eerder afgeleverd, zodat er een pilot kon worden gebouwd en alle directeuren uitleg kregen hoe de installatie gebouwd en geïnstalleerd moet worden. Dat werd met belangstelling gevolgd. Een directeur van een school, waar we de afgelopen jaren veel hebben gebouwd, gaf de uitleg.

Pilot training

Directeur Noi legt uit

Alle mobiele telefoons uitgeschakeld

Er is nog niet veel nieuws over de gezondheidsituatie van de heer Somchit. Hij is 4 dagen na de operatie uit de narcose gehaald, maar het is ons nog niet duidelijk hoe hij zal herstellen.

Voor Samsara kan dit tot vertraging in de uitvoering  van de projecten leiden. Een stuwende kracht, zoals de heer Somchit voor Samsara was, is altijd belangrijk om zaken op tijd geregeld te krijgen. Volgende week, als we een aantal schooltjes bezoeken, weten wij meer over welk effect het zal gaan hebben.

Ik zou nog terug komen op de organisatie van de opstartvergadering op 25 oktober, toen alle contracten werden ondertekend.

Alle directeuren van de schooltjes op één plaats bij elkaar krijgen, is niet eenvoudig. Schooltjes hebben vaak geen telefonisch bereik. En, als ze zeggen te komen, dan weet je dat nog steeds niet.


De heer Somchit links en de heer Puuntiam rechts

Maar op die desbetreffende ochtend waren ze er allemaal zelfs voordat wij om 9 uur aantraden. Dit was mede dankzij de heer Somchit en Ratana, die de directeuren maar bleef bellen, en het feit dat de gloednieuwe directeur van het Departement van Onderwijs in Mae Hong Son waar de schooltjes onder vallen, de heer Puuntiam Angsawat ook aanwezig zou zijn. Het was de eerste gelegenheid voor beide partijen om met elkaar kennis te maken.

Vergaderingen in Thailand zijn eindeloze bijeenkomsten waar zelden langer dan 5 minuten de groep in dezelfde samenstelling bij elkaar is. Directeuren bijvoorbeeld, lopen allemaal regelmatig uit de vergadering, omdat hun telefoon afgaat. Ik had met de heer Somchit afgesproken dat als dat het geval zou zijn, Ratana en ik tijdens de uitleg over de projecten en de training onze mond zouden houden en die pas weer open zouden doen als de desbetreffende directeur weer binnenkwam. Om dat te voorkomen, konden ze ook allemaal hun telefoon uitzetten en dan waren wij in een uurtje klaar. En het is gelukt.

De heer Puuntiam ondertekent de contracten.

Ik denk dat het de eerste vergadering was in Thailand waar iedereen aanwezig bleef, geen enkele telefoon afging en niemand de deur uitliep. Inclusief het ondertekenen van al die contracten waren we ver voor de lunch klaar, terwijl er een hele dag voor stond.
Volgende week meer over de training.

Schokkend nieuws

Vier dagen geleden werd ik opgebeld en vernam ik dat de heer Somchit Ratanapen tijdens een vergadering van alle bij de Samsara projecten betrokken schooltjes op het Departement van Onderwijs, plotseling neerviel en een hersenbloeding had. Somchit Ratanapen is verantwoordelijk voor alle schooltjes (35) in het district Khun Yuam, een van de 4 districten dat valt onder het Departement van Onderwijs No 1 in de noordelijke helft van de provincie Mae Hong Son.

Met hem had Samsara het afgelopen jaar contacten opgebouwd. Met hem hadden we de werkwijze en het beleid van Samsara besproken. Hij is met ons mee geweest om te kijken of de aanvragen van de schooltjes voor nieuwe faciliteiten correct waren. Hij heeft alle schooltjes voorbereid op de samenwerking met Samsara. Hij heeft in mei samen met ons Samsara projecten bezocht en hij was het, die twee weken geleden de opstart vergadering organiseerde en leidde, waarbij alle schooltjes aanwezig waren om de bouwcontracten te ondertekenen.

Hij had er ook voor gezorgd dat de nieuwe directeur van het Departement van Onderwijs bij deze bijeenkomst aanwezig was. Kortom, de heer Somchit Ratanapen nam op een geweldige manier de verantwoordelijkheid op zich om de projecten van Samsara van de grond te krijgen. En wij hadden een groot vertrouwen in hem dat hij dat ook tot een goed einde zou weten te brengen.

En ineens is het gebeurd. Een ernstige hersenbloeding. Hij is met een legerhelikopter naar het beste ziekenhuis van Chiangmai vervoerd. Hij was in coma, schijnt inmiddels geopereerd te zijn. Zijn situatie is heel ernstig. Het is de komende dagen afwachten of hij het haalt en hoe hij het haalt.

Daarna zal Samsara moeten bekijken welke gevolgen dit zal hebben voor de bouw van de projecten die net 2 weken geleden gestart zijn. De heer Somchit Ratanapen was een cruciale figuur voor Samsara. We zullen moeten bekijken wie hem hierin gaat opvolgen en wat de tweede man, de heer Praweet Buntawong, die ook overal bij was, over kan nemen. De vrouw van de heer Somchit Ratanapen is adjunct directeur op de To Pe Wittaya School waar Samsara de meeste faciliteiten aan het bouwen is. Zij is natuurlijk nu ook in Chiangmai en zal de komende tijd niet in staat zijn de bouwprojecten op haar school te begeleiden. Ook hiervoor zullen we een oplossing moeten vinden.



Gedurende 2 dagen 116 contracten in vijfvoud getekend

Eindelijk was het dan zover. Eind oktober: het begin van het droge seizoen, de start van het bouwseizoen. Samsara had aan de directeuren van 24 schooltjes gevraagd om op 24 en 25 oktober bijeen te komen op twee van de schooltjes.

17 Directeuren in Khun Yuam district ondertekenen.

 Samsara gaf op die twee dagen een presentatie van de do’s en don’ts in het bouwen van faciliteiten door donaties via Samsara en daarna werden de contracten van alle te bouwen faciliteiten door de scholen ondertekend.

Samsara sluit over elk project/ faciliteit een contract af met de school die het project gaat uitvoeren. In het contract (geschreven in het Thai) staat wie de donoren van de faciliteit zijn, wat het tijdsschema van de bouw is en aan welke eisen de bouw moet voldoen. Alle bouwtekeningen zijn een onderdeel van het contract en we voegen een lijst bij met de kosten en een schema in welke termijnen Samsara betaalt. Bij kleine faciliteiten betaalt Samsara direct na ondertekeningen 100% van de bouwkosten. Bij grote projecten 50% bij aanvang, 40% bij het bereiken van het hoogste punt en 10% nadat het resultaat is goedgekeurd, het gebouw is overgedragen aan het Ministerie van Onderwijs en het rapport is geschreven.

Van het Departement willen we een officiele
stempel op de contracten.

Alle betalingen worden overgemaakt op bankrekeningen die de school speciaal hiervoor heeft geopend. Samsara betaalt dus nooit rechtstreeks aan het Departement van Onderwijs, waar de schooltjes onder vallen, maar altijd direct aan de scholen zelf. Wel wordt elk contract ook ondertekend door de directeur van het Departement van Onderwijs. In het geval dat Samsara een probleem mocht tegenkomen tijdens de bouw, dan is het Departement verantwoordelijk voor de oplossing daarvan. Dit heeft tot nu toe altijd goed gewerkt.

In het bedrag per faciliteit is, naast de kosten voor de materialen, een bedrag opgenomen voor maaltijden voor de vrijwilligers die het bouwen (meestal de ouders van de kinderen), een bedrag voor vakwerk dat niet voorhanden is (vaak voor het lassen van spanten of het afpleisteren) en 5% voor extra kosten. De bouwprijzen stijgen bijna maandelijks en Samsara wil niet geconfronteerd worden met een verhoging van een beetje hier en een beetje daar. De stelling van Samsara is: Samsara betaalt nooit extra geld om het project af te maken, maar hoeft ook nooit geld terug. Als de directeuren korting kunnen krijgen op de materialen, omdat ze bijvoorbeeld gezamenlijk inkopen, dan mogen de scholen dat houden en gebruiken voor hun school. Dat stimuleert samenwerking en ondernemerschap.



696 contracten, dat houdt je bezig!

Van de 116 contracten zijn er 42 voor slaapgebouwen en kantines, 24 voor schoonwaterinstallaties, 33 voor de meubels, 7 voor toiletgebouwen en 10 voor water opvangtanks van cement.

Dat waren dus 696 handtekeningen die Ratana en ik namens Samsara hebben geschreven.

Over de organisatie ervan de volgende keer.



Ratana geeft uitleg bij de contracten.





Direteur van de Daaruunsiikschool heeft

met 9 projecten veel te ondertekenen.



Deze keer ook een record aan vrouwelijke directeuren.